POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

La SABANA CLUB CAMPESTRE, desde el momento en que comenzó a operar, ha recaudado y continúa recaudando datos personales de los socios y núcleo familiar, clientes, proveedores, empleados, patrocinadores, contratistas y terceros involucrados en el desarrollo de las actividades propias del objeto social del Club que involucren datos personales.

1.  RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

LA SABANA CLUB CAMPESTRE, en adelante (EL CLUB), identificado con NIT 860.507.173, domiciliado en el Km 6 vía Briceño – Zipaquirá, Tel. 314 320 6023, expide las presentes políticas de tratamiento de información personal, en cumplimiento de la Constitución y la Ley 1581 de 2012, así como su Decreto reglamentario 1377 de 2013; de acuerdo con los diversos procesos que se manejan con los socios y beneficiarios, clientes, proveedores, empleados, patrocinadores, contratistas y demás terceros involucrados en el desarrollo de las actividades propias de la organización, ostentando la calidad de Responsable del Tratamiento de los datos personales.

2.  ALCANCE

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento y cubren todos los aspectos administrativos, organizacionales, culturales, comerciales y de control, que se deben tener en cuenta por la gerencia, asociados y beneficiarios, clientes, proveedores, empleados, patrocinadores, aliados contratistas y demás terceros que laboren o tengan relación directa con la organización, quienes deben observar y respetar estas políticas, en el desarrollo de cualquier relación contractual o comercial con EL CLUB. En el caso de empelados, contratistas, proveedores y aliados se regulará contractualmente la relación entre éstos y la organización, conforme a las directrices que se establecerán mediante el

presente documento, con el fin de sujetarlos al cumplimiento de lo establecido en el mismo.

Para los titulares de la información personal, estas políticas servirán de guía al momento de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, incluir, ocultar y suprimir la información personal que de éstos se haya recolectado por EL CLUB.

El incumplimiento de estas políticas originará sanciones de tipo laboral y civil para los obligados a su cumplimiento, esto sin perjuicio de las sanciones penales correspondientes a la violación de datos personales, tipificada como delito por la Ley 1273 de 2009, en el Código Penal Colombiano.

3.  INTEGRACIÓN

Las políticas de protección de datos deberán ser integradas a los procesos internos del CLUB, en los cuales se recopilen datos personales, alineándolas con los requisitos establecidos por cada área, para adoptar el procedimiento de manera que no genere traumatismos en la operatividad de la compañía, pero que a su vez garantice el cumplimiento integral de la normatividad vigente.

4.  EXCLUSIONES

De la regulación de esta política, escapan las bases de datos que se encuentren bajo custodia y tratamiento DEL CLUB, cuya información no sea de carácter personal, es decir, bases de datos con información corporativa como:

  • Dibujos
  • Diseños
  • Planos
  • Productos
  • Invenciones
  • Equipos
  • Operaciones
  • Métodos
  • Fórmulas
  • Knowhow
  • Procesos corporativos
  • Algoritmos

Así mismo, en atención a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, de estas políticas se excluyen también las bases de datos de uso personal o doméstico, salvo cuando estas vayan a ser suministradas a un tercero, caso en el cual se deberá contar con la autorización de los titulares de la información que estén dentro de la base de datos, de igual forma, se excluyen también las bases de datos que tengan las finalidades establecidas en los literales b, c, d, e y f, del artículo 2 de la citada Ley, no obstante, se resalta que EL CLUB no trata bases de datos personales que atiendan a las finalidades establecidas en esas disposiciones normativas.

5.  DEFINICIONES

Las siguientes definiciones se tendrán en cuenta para las presentes políticas como para el tratamiento de datos personales en la Corporación:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato enmascarado: Aquél que no permite la identificación de un titular.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Implementación: Proceso para la implementación y ejecución de las políticas de privacidad y protección de datos.

Medidas Técnicas: Son las medidas técnicas y tecnológicas, como firmas digitales, firmas electrónicas, cifrado de datos entre otras, para garantizar la protección de la información y los datos en EL CLUB.

Comité de privacidad o de protección de datos: Es el Comité dentro del CLUB, el cual tendrá como función la vigilancia y control de la presente política bajo el control y supervisión de la Gerencia General.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Supresión: Procedimiento en virtud del cual el responsable cesa en el uso de los datos. La supresión implicará el bloqueo de los datos, consistente en la identificación y reserva de los mismos con el fin de impedir su tratamiento excepto para su puesta a disposición de las Administraciones públicas, Jueces y Tribunales, para la atención de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento y sólo durante el plazo de prescripción de dichas responsabilidades. Transcurrido ese plazo deberá procederse a la supresión de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

6.  DIRECTRIZ GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS

Para dar cumplimiento a las políticas de protección de datos y a las obligaciones de la Ley 1581 de 2012, sus Decretos Reglamentarios y las demás normas que la complementen, adicionen o modifiquen, se debe tener en cuenta lo siguiente para el manejo de información y datos personales en EL CLUB QUE Para EL CLUB, la información personal es uno de los activos más importantes, como consecuencia, el tratamiento de esta información se realiza con un máximo nivel de diligencia y atendiendo en todo caso, a lo establecido por la ley, para garantizar a las personas el pleno ejercicio y respeto por su derecho de Habeas Data.

La información que se encuentra en las bases de datos de EL CLUB ha sido obtenida en desarrollo de la actividad de la organización, en todo caso su recopilación se ha hecho y se hará siempre atendiendo a los criterios y normatividad legal.

7.  PAUTAS PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES EN EL CLUB

Para el cumplimiento de las políticas de protección de datos personales, dentro DEL CLUB se observarán las siguientes reglas generales:

  • EL CLUB tomará todas las medidas técnicas y jurídicas para asegurarse de la implementación de la presente política.
  • Se incluirá dentro del plan anual de auditoría de la organización, la revisión de la implementación y cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, como de ésta política, por parte de cada área y proceso del CLUB.
  • Es responsabilidad de los funcionarios del CLUB reportar cualquier incidente de fuga de información, violación de datos personales, comercialización no autorizada de datos personales de adultos y de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad, o de cualquiera otra conducta que pueda vulnerar la intimidad de una persona.
  • La formación y capacitación de los funcionarios, proveedores, patrocinadores, contratistas y empleados, será un complemento fundamental de esta política; por lo cual el área o persona encargada de Talento Humano se ocupará de que en su plan de capacitaciones, se incluya el tema de protección de datos personales, para los empleados del Club, mientras que a los proveedores, patrocinadores, contratistas, como a los demás terceros vinculados con el Club, se les informará acerca de esta política y se les obligará a su aceptación y cumplimiento.
  • EL CLUB deberá estar atento a las distintas instrucciones en protección de datos como los mecanismos que se creen por parte de la Delegatura de Protección de datos personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, con el fin de implementarlos y divulgarlos a toda la organización, con el fin de garantizar el cumplimiento integral de la normatividad expedida en la materia.

8.  RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL Y AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

EL CLUB hará saber al titular del dato de manera previa, expresa e informada a la autorización del tratamiento de sus datos personales, sobre la existencia y aceptación de las condiciones particulares del tratamiento de sus datos en cada caso, informándole los mecanismos y procedimiento que tiene para actualizarlos, rectificarlos, eliminarlos o

ejercer cualquier otra acción derivada del derecho de Habeas Data sobre ellos, en las bases de datos con información personal o sensible.

Las personas que, dentro del CLUB, en desarrollo de alguna de sus actividades o servicios, recojan datos personales deben informar de manera clara y expresa al usuario, con el fin de obtener la autorización para el tratamiento de sus datos personales, la finalidad del mismo y el carácter voluntario de la autorización, así como la forma de acceder a las políticas de protección de datos personales de la organización, además conservará y realizará gestión documental ya sea en soporte electrónico, o físico de la prueba de dicha autorización.

9.  REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los titulares de los datos personales podrán en cualquier momento solicitar al CLUB, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos.  La solicitud de supresión de la información no es procedente cuando el Titular tenga un deber legal o contractual.

El Titular tiene dos opciones para revocar su consentimiento:

I.  Solicitar la revocatoria sobre la totalidad de las finalidades consentidas; EL CLUB a partir de esa solicitud y hacia el futuro no podrá volver a tratar los datos personales del titular, a menos que el titular en un futuro autorice nuevamente el tratamiento de los mismos.

II.  Solicitar la revocatoria parcial del consentimiento; EL CLUB a partir de esa solicitud, y hacia el futuro podrá seguir tratando los datos para la finalidad o finalidades que no fueron revocadas por el Titular.

Teniendo en cuenta lo anterior, es necesario que el titular al momento de solicitar la revocatoria indique de manera clara y expresa si la revocación que requiere es total o parcial.

10.  TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SUJETOS LOS DATOS PERSONALES EN PODER DEL CLUB

A los datos personales que reposen en Bases de Datos, ya sean físicas o electrónicas, se les realizará un tratamiento, el cual consiste en las siguientes actividades:

a.  Recolección de información.

El CLUB recolecta la información de los Titulares, utilizando los siguientes mecanismos:

i.  Almacenamiento físico y digital de Hojas de Vida.

ii.  Formularios de afiliación a seguridad social de empleados.

iii.Formatos de recolección de información de empleados.

iv.  Contrato de trabajo

v.  Resultados de exámenes de ingreso y periódicos

vi. Portal Web (Contáctenos).

vii.  E-mail masivo para suscripción a eventos o actualización de datos.

viii. Formato de peticiones, quejas y reclamos y/o encuestas de satisfacción del cliente.

ix.  Formatos de asistencia a eventos deportivos.

x.  Formato de solicitud de ingreso

xi.  Formato de vinculación de proveedores

xii.  Formato de compromiso de patrocinadores

xiii.  Bitácora de registro de acompañantes

xiv.  Cámaras de Video vigilancia

xv.  Aplicaciones externas de uso del club

b.  Almacenamiento de la información de los Titulares interesados.

Los datos recaudados y las autorizaciones serán almacenados en las bases de datos DEL CLUB, que se encuentran en soportes físicos y electrónicos, las cuales permanecerán bajo su custodia en condiciones de idoneidad, confidencialidad y seguridad generalmente admitidas. Sólo el personal autorizado podrá acceder a estas bases de datos. Se observarán los protocolos de acceso y seguridad que se consideran estándar en estas actividades para evitar la vulneración o manipulación de la información recopilada.

No obstante lo anterior, EL CLUB podrá operar las bases de datos mediante un encargado del tratamiento de datos, en cuyo caso, tomará medidas de carácter jurídico y técnico necesarias para garantizar la debida diligencia de ese Encargado, frente al tratamiento de los datos de los titulares, para lo cual se suscribirá un contrato de Transmisión o Transferencia de información según sea el caso, exigiendo al Encargado el contar con políticas de protección de datos y se informará a los titulares de dichas políticas, de forma que el titular pueda ejercer los derechos que le confiere la ley, frente al CLUB como frente al Encargado designado por este.

La Dirección de Tecnología del Club, se encargará de implementar y actualizar las medidas técnicas necesarias para garantizar la seguridad frente al acceso y circulación restringida, confidencialidad y uso legítimo de los datos personales recolectados.

c.  Video Vigilancia

EL CLUB se encuentra en la obligación de velar por la seguridad de todos sus asociados, beneficiarios, visitantes e invitados, proveedores, empleados, patrocinadores, contratistas y demás terceros, por lo cual su dispositivo de seguridad, cuenta con un circuito cerrado de televisión, con el cual se busca tener el control de las personas que se encuentran en las instalaciones de la organización, como de prevenir conductas delictivas, terroristas y

en general cualquier hecho que afecte o pueda afectar la integridad de las personas.

Los titulares podrán observar en EL CLUB, los avisos de privacidad, que la organización se encargará de implementar y actualizar conforme a los requisitos legales definidos en el artículo 14 del Decreto 1377 de 2013, siguiendo la directriz establecida en el numeral 13 de las presentes políticas; éstos serán notorios al público, de manera que el ingreso a las instalaciones DEL CLUB, constituirá conducta inequívoca de permitir la video vigilancia realizada por la organización.

Esta información no permanecerá de manera indefinida en las bases de datos de la organización, solo se mantendrá por el tiempo necesario para ejercer el monitoreo de seguridad conforme a las directrices de la dirección de seguridad del CLUB.

11.  CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS

  • Recolección de Datos Sensibles.

Huellas: El CLUB realiza tratamiento sobre datos sensibles como las huellas de los empleados, con el fin de ejercer control del cumplimiento de horarios laborales a través de un reloj de marcaje biométrico, entrega de locker, así como para establecer una instancia de autenticación por fines de seguridad; el cual es administrado por el área de talento humano, con las medidas técnicas necesarias para garantizar su confidencialidad, acceso y circulación restringida.

Datos de Salud: El CLUB recolecta información de salud de los empleados con fines de salud ocupacional, así como con la finalidad de controlar novedades, incapacidades, ausentismo y estrés laboral. Frente a los asociados, la recolección de información de salud es eventual, y se puede presentar en los casos de primeros auxilios o situaciones de emergencia que puedan ocurrir en las instalaciones de la organización.

Menores de edad: Se puede presentar que los beneficiarios de los asociados, sean menores de edad, en estos casos la organización velará por que en la recolección de

datos personales, sean los representantes legales de los menores, quienes otorguen la autorización para el tratamiento de esa información, además, se encargará de cumplir los requisitos establecidos en la Ley 1581 de 2012, como en el Decreto 1377 de 2013, en lo relacionado con la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes.

12. FINALIDADES CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS

La recolección y tratamiento de datos personales por parte DEL CLUB, relativa a sus asociados y núcleo familiar, clientes, proveedores, empleados y patrocinadores obedece a las finalidades descritas a continuación:

i.  SOCIOS Y NÚCLEO FAMILIAR

  • Toma de datos biométricos para uso de las instalaciones y prestación de servicios en EL CLUB.
  • Creación como terceros en el sistema de información institucional, para efectos de facturación, y mantener la hoja de vida como asociados.
  • Envío de correo electrónico masivo, sobre actividades y/o eventos deportivos, gastronómicos, fechas especiales, de integración y recreación, en EL CLUB.
  • Contacto comercial posterior a los eventos y/o torneos deportivos.
  • Gestión en la prestación de los servicios con EL CLUB (restaurante, zonas húmedas, Almacenes, campo de verano, escuelas y academias de formación).
  • Realización de reservas.
  • Manejo de imágenes con el fin de publicarlas en diferentes medios físicos y electrónicos como (Página Web, Boletín informativo, agenda Sabanera, aplicación “La Sabana Club Campestre”, App).

ii.  CLIENTES NO ASOCIADOS

  • Cotización de eventos.
  • Gestión de la relación contractual y prestación de los servicios contratados con EL CLUB (restaurante, banquetes, restaurante, zonas húmedas).
  • Creación de clientes en el sistema de información institucional para efectos de facturación.
  • Manejo de datos para contacto del cliente con fines de calidad del servicio.

iii.  PROVEEDORES

  • Registro de ingreso y salida DEL CLUB por razones de seguridad.
  • Gestionar la relación contractual y prestación de servicios contratados con EL CLUB.
  • Ingreso en el sistema contable y/o creación de proveedores en el sistema de información institucional, con el fin de realización de pagos y demás procesos propios de las obligaciones derivadas de los contratos.
  • Contacto para cotizaciones, publicaciones de ofertas, encuestas, como para la gestión de las relaciones comerciales que surjan, con el objeto de adquirir sus productos o servicios como insumos para el funcionamiento de la organización.

iv.  EMPLEADOS

  • Gestión de la relación laboral, que incluye específicamente los pagos de salarios, el control de novedades laborales como incapacidades, permisos, el control de acceso y horario de trabajo del empleado, el control del personal activo del club, seguimiento al cumplimiento de las funciones del empleado, las afiliaciones y aportes a seguridad social y cajas de compensación tanto de losempleados como de sus familiares, cuando a ello hubiere lugar, desarrollo de procesos administrativos, disciplinarios, acoso laboral, terminación del contrato.
  • Evaluación y seguimiento del entorno social del empleado.
  • Envío de felicitaciones y congratulaciones por fechas especiales.
  • Control de asistencia a capacitaciones e implementación de actividades de educación continua.
  • Realización de exámenes periódicos de salud.
  • Realización de actividades y eventos de integración y recreación.
  • Aplicación de encuestas de actualización de datos, sociodemográficas y las que surjan en desarrollo del sistema de mejoramiento continuo de EL CLUB

v.  PATROCINADORES

  • Creación de patrocinadores en sistema de información institucional, con el fin de gestionar temas comerciales en eventos.

vi.  MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA

  • Contacto para citación, agendamiento y asistencia a las diversas sesiones de Junta Directiva.
  • Recepción de cuentas de cobro, como datos necesarios, para el pago de honorarios como miembro de junta si hay lugar a ellos.
  • Registro de ingreso y salida del CLUB por razones de seguridad de ser necesario.
  • Valoración médica o física ante la necesidad de primeros auxilios.

vii.  FINALIDADES COMUNES

Además de las finalidades mencionadas anteriormente, las cuales varían de acuerdo a la calidad que los titulares de la información tienen frente al CLUB como Responsable del Tratamiento (asociados y beneficiarios, clientes no asociados, proveedores, empleados, patrocinadores y contratistas), se establecen las siguientes, como finalidades comunes del tratamiento de los datos que se encuentren en las bases de datos de la organización:

  • Práctica de video vigilancia en las instalaciones del CLUB, mediante circuito cerrado de televisión, el cual es administrado por un tercero prestador del servicio para la organización.
  • Trámite de quejas, peticiones, reclamos, felicitaciones y demás solicitudes.
  • Reacción a contingencias como incendios, terremotos, inundaciones que afecten la integridad de las instalaciones o de las personas dentro de ellas.
  • Remisión de información, requerimientos y notificaciones a todos los socios, clientes, patrocinadores, empleados, proveedores y contratistas DEL CLUB, que se encuentran registrados en nuestras bases de datos.
  • Dar cumplimiento a exigencias legales y requerimientos de autoridades judiciales.

13.  AVISOS DE PRIVACIDAD

Para efectos de la recolección de información, se cumplirán los requisitos establecidos en el numeral 8 de esta política, no obstante, en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, EL CLUB informará por medio de un aviso de privacidad al titular, sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales, este aviso de privacidad, deberá contener:

i.  Nombre o razón social y datos de contacto del CLUB.

ii.  El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.

iii.  Los derechos que le asisten al titular.

iv.  Los mecanismos dispuestos por EL CLUB para que el titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella.

14.  NECESIDAD Y TEMPORALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

EL CLUB solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de las normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

15.  ELACIONES CONTRACTUALES QUE INVOLUCREN ACCESO A DATOS PERSONALES

i.  Vinculación de socios y clientes: Para el ingreso de los asociados, EL CLUB se encargará de recoger la autorización respectiva de los titulares, la cual estará enfocada en la recolección de los datos personales tanto de éstos, como de sus hijos(as) en caso de ser acompañados por menores. Se les informará sobre la recolección de sus datos personales, como de las diversas formas de tratamiento, así como la existencia de estas políticas y los canales para el ejercicio de sus derechos derivados de Habeas Data.

ii.  Vinculación por contrato laboral: Para el ingreso de funcionarios nuevos con contrato laboral, es necesario que cada funcionario que empiece a realizar algún tipo de labor, manifieste conocer, aceptar y aplicar las políticas de protección de datos personales; de igual forma, se requiere la firma de la autorización correspondiente para el manejo de datos necesarios para el proceso de selección y los que se utilicen para desarrollo de la relación laboral.

El Proceso de Talento Humano deberá velar para que, en cada incorporación de un nuevo funcionario, contratista, aliado se exija el conocimiento, la firma y aceptación de la presente política, como de las autorizaciones y los demás documentos que la complementen.

iii.  Vinculación por prestación de servicios: Las personas que se vinculen al CLUB mediante prestación de servicios, deberán conocer y aceptar las políticas de protección de datos personales, obligarse a su cumplimiento y suscribir el acuerdo de confidencialidad estructurado con fines de protección de información personal y corporativa.

16.  GENERACIÓN DE CULTURA

 De acuerdo con lo establecido en las Guías de Responsabilidad Demostrada, de la Superintendencia de Industria y Comercio, EL CLUB se encargará de emprender campañas de generación de cultura, dirigidas a sus empleados, contratistas y demás representantes, con el fin de concientizarlos frente a los riesgos en materia de seguridad de la información personal, así como frente a las directrices establecidas en la presente política.

17.  PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

Los titulares cuya información se encuentre en bases de datos de propiedad del CLUB, o los terceros legitimados por ley o autorizados expresamente y por escrito por parte del titular para el ejercicio de sus derechos de Actualización, Rectificación, Conocimiento o Supresión de su información personal podrán utilizar los siguientes mecanismos para el envío de su petición:

  • Envío de petición escrita en medio físico a las instalaciones del Club ubicado en el Kilómetro 7, Via Briceño Tibitó Zipaquirá, en la oficina de Gerencia.
  • Por vía telefónica comunicándose a la línea 314 320 6023.
  • Enviar un correo manifestando de manera expresa su solicitud (conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos personales) al correo [email protected], o a través de la página web https://clublasabana.org/

Independientemente del medio utilizado para enviar la petición en ejercicio de los derechos aquí contemplados, la petición será atendida dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la petición por parte del Área Competente en los casos que se trate de una consulta, mientras que en los casos que se trate de reclamo se atenderá dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción. El área competente informará al titular sobre la recepción de la petición.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si el reclamo o consulta del titular resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

18.  LEGITIMACIÓN EN EL EJERCICIO DE DERECHOS Y REQUISITOS

 El ejercicio de estos derechos es personalísimo y solamente puede actuar el titular de los datos por cualquiera de los procedimientos siguientes:

 a.  Por el propio titular, acreditando su identidad. Por esa razón, no serán atendidas las solicitudes de ejercicio que se efectúen sin acreditar la identidad del titular.

b.  Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

c.  Por el representante legal del titular, previa acreditación de su condición, cuando éste se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad que le imposibilite el ejercicio de esos derechos.

d.  Por un representante voluntario expresamente designado para el ejercicio de ese derecho, que tendrá que aportar el poder debidamente constituido para su representación.

Los requisitos de la petición, son los siguientes:

a.  Nombre, apellidos del titular y fotocopia de su cedula de ciudadanía o extranjería, o pasaporte y, en los casos que se admita, de la persona que le represente, así como del poder de representación. La fotocopia del documento de identidad o del pasaporte podrá ser sustituida por copia de documento equivalente que acredite su identidad conforme a derecho.

b.  Petición en que se concreta la solicitud. Cuando se trate del derecho de acceso, se deberá especificar el sistema de consulta elegido y cuando se trate de solicitud de rectificación o supresión se deberá indicar el dato que es erróneo y la corrección que debe realizarse.

c.  Domicilio a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante.

d.  Documentos acreditativos de la petición que formula, en su caso.

El titular deberá utilizar cualquier medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Se rechazará la solicitud en los siguientes casos:

a.  Cuando sea presentada por persona jurídica.

b.  Cuando el solicitante sea una persona distinta del titular, sus causahabientes o de su representante.

c.  Cuando no se indique la base de datos sobre la que se ejercitan los derechos de acceso, rectificación o supresión.

d.  En el caso del derecho de rectificación, cuando no se indique el dato que es erróneo y la corrección que debe realizarse.

e.  Cuando se trate de solicitudes genéricas.

f.  Si solicitado el acceso, la rectificación o supresión, se considera que no procede acceder a la solicitud del titular, así se le indicará de forma motivada, dentro del plazo de 10 días hábiles y de 15 días hábiles para la rectificación o supresión a contar desde la recepción de la solicitud.

Si la solicitud del titular de la información, no cumple con estos requisitos, no podrá ser atendida y de ser posible, se requerirá al peticionario para que la subsane.

19.  ÁREA RESPONSABLE DEL COMITE DE PRIVACIDAD

La responsabilidad de velar por la adecuada protección de datos personales, como del cumplimiento normativo frente a dicho asunto en EL CLUB estará en cabeza del Comité De Privacidad.

El Comité de Privacidad tendrá las siguientes funciones:

  • Atender todos los requerimientos interpuestos por los titulares de la información personal, conforme a lo dispuesto en el Manual de Procedimientos en Protección de Datos Personales.
  • Informar a la Gerencia y a la Junta Directiva sobre el manejo de datos personales en la empresa.
  • Realizar auditorías con las distintas áreas para revisar la implementación y cumplimiento de la política de protección de datos.
  • Informar si se presenta alguna conducta relacionada con los delitos sobre la información o los datos.
  • Verificar la integración de las políticas de protección de datos con el manual o políticas de seguridad de la información.
  • Crear formatos y distintos procedimientos con el fin de aplicar dentro de la compañía la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
  • Revisar que el desarrollo del modelo de negocio y los distintos productos ofrecidos cumplan con la política de protección de datos personales.
  • Revisar las relaciones contractuales con terceros, que involucren recepción o entrega de datos personales, para tomar las medidas jurídicas y tecnológicas necesarias para evitar la fuga, interceptación, destrucción, acceso no autorizado y demás acciones sobre los datos.
  • Informar a los asociados, visitantes, clientes en general, contratistas, empleados, patrocinadores y proveedores de los deberes para el cumplimiento fundamental del Habeas Data.
  • Trabajar conjuntamente con el Comité Jurídico, de Tecnología y Mercadeo, en búsqueda de una cultura de la protección de datos y privacidad empresarial.
  • Realizar las actividades propias del Registro Nacional de Bases de Datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio (Alimentación, administración y actualización).
  • Realizar lo señalado en la ley para el cumplimiento de las obligaciones empresariales en la protección de datos.

20.  DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

De acuerdo a lo establecido en la Ley estatutaria 1581 de 2012, sobre protección de datos personales y su decreto reglamentario 1377 de 2013, los derechos que le asisten a los titulares de la información sobre los cuales EL CLUB debe velar para su cumplimiento y garantizar su ejercicio, son:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al CLUB (Responsable y/o Encargado del Tratamiento). Este derecho podrá ser ejercido igualmente por el Titular frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b.  Solicitar prueba de la autorización otorgada al CLUB para el tratamiento de los datos personales, salvo en los casos exceptuados por la ley (Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012).

c.  Ser informado por EL CLUB (Responsable y/o Encargado del Tratamiento) previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales.

d.  Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente para la protección de datos personales.

e.  Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato al CLUB cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.

f.  Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

g.  Conocer los cambios sustanciales en la política de protección de datos concernientes a la finalidad e identificación del responsable del tratamiento, a más tardar al momento de la entrada en vigencia de las nuevas políticas.

h.  Para los titulares cuya recolección de datos se realizó con anterioridad a la expedición del Decreto 1377 de 2013, poner en conocimiento las políticas de tratamiento expedidas bajo la regulación de éste.

i.  Acceso a la información personal, para lo cual los encargados y responsables deberán implementar los mecanismos sencillos y ágiles para que se garantice el acceso permanente.

j.  Ejercer el derecho de acceso para actualizar, rectificar, eliminar datos personales.

21.  VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN

La fecha de entrada en vigencia de las presentes políticas es del 1 de enero de 2024. Así mismo su actualización dependerá de las instrucciones del Comité de Privacidad del Club en concordancia con los lineamientos de la Gerencia General, así como de las extensiones reglamentarias que haga la Superintendencia de Industria y Comercio como ente de vigilancia y control.